Независимо дали работите на работа от девет до пет, пътувате на работа или оставате вкъщи с децата, всеки се нуждае от ефективен метод за управление на деня си. В крайна сметка, перфекционизмът, отлагането и митът за многозадачност са съвсем реални опасности, които могат да задържат дори и най-продуктивните хора на едно място. И така, как да поемете контрола над графика си и наистина да свършите нещата?
Според хора като Илон Мъск и Бил Гейтс всичко се свежда до овладяване на времето и графика ви. За тях те използват „микро-график“, който включва планиране на деня им на стъпки от пет минути. Въпреки че този вид детайли може да не са необходими за обикновения човек, все още има урок за всички нас, които поемат контрола върху вашето време чрез планиране или разбиване на парчета или блокове ви правят по-продуктивни. И най-лесният и ефективен начин да направите това е чрез „блокиране на времето“.
Защо блокирането на времето работи
Понякога наричано "монозадача" или "отрязване на времето", блокирането на времето е техника за управление на времето, при която блокирате период от време, за да изпълните конкретна задача.
Например, вместо да проверявате телефона си всеки път, когато получавате имейл или известие в социални медии, блокирате определени часове през целия ден, за да връщате телефонни обаждания, да отговаряте на имейли и да проверявате акаунти в социалните медии.
По същество отделяте конкретни блокове от време за изпълнение на важни задачи или проекти. В крайна сметка графикът ви е разбит на части от времето, където се фокусирате върху една задача или проект наведнъж.
Този тип управление на времето не само прави списъка ви със задачи по-управляем, но ви дава и по-голям контрол над деня ви и ви помага да приоритизирате задачите си. Блокирането на времето също подобрява фокуса и възпира отлагането. И в края на деня ще почувствате, че всъщност сте постигнали нещо.
Аргументът срещу многозадачността
Много хора вярват, че могат да правят няколко неща едновременно и да ги правят добре. Но изследванията показват, че само около 2,5% от хората са способни да изпълняват много задачи, само останалата част от населението вярва те са многозадачни ефективно.
Всъщност опитът да направите повече от едно нещо като текстови съобщения и шофиране или писане на важен имейл, докато връщате телефонно обаждане на клиента, компрометира способността ви да изпълнявате добре и двете задачи.
Междувременно проучване от 2013 г. в университета в Юта установи, че хората, които се опитват да жонглират с няколко задачи едновременно, са по-лесно разсеяни, по-малко продуктивни, правят повече грешки и получават по-ниски резултати при тестовете за изземване.
По същия начин бързото превключване между два проекта също може да повлияе на резултатите. Изпълняваме задачите много по-ефективно, когато им отделяме цялото си внимание. Нещо повече, невролозите предупреждават, че опитът да правим няколко неща едновременно или разделяйки вниманието ни, влияе върху способността ни да изпълняваме дори прости задачи.
Това означава, че колкото повече мултитаскираме, толкова по-малко можем да постигнем. Причината е проста. Губим способността си да се фокусираме, което означава, че проектите отнемат повече време, отколкото би трябвало.
Как да използвам блокиране на времето
Блокирането на времето или монозадачите ви позволява да се съсредоточите върху един проект наведнъж. Този подход не само ще намали психическите грешки, но също така може да ви помогне да разгърнете креативността си, особено защото ще насочите цялата си енергия и внимание в една задача в рамките на зададения от него времеви блок. Ето преглед на това как можете да включите блокирането на времето в живота си.
Разработете вашия списък
Започнете, като направите списък на всички неща, които трябва да свършите за седмицата. Избройте всичките си работни проекти, семейните си ангажименти, дори целите на упражненията. Целта е да включите всичко - от телефонните разговори, които трябва да направите, до храната, която трябва да приготвите.
Поставете звезди до нещата, които задължително трябва да бъдат завършени, като проекти за работа, срещи с клиенти и назначения на лекари. Обикновено тази задача се извършва в петък след работа или в неделя вечер преди началото на работната седмица.
Определете приоритетите си
След като списъкът ви бъде разработен, преминете през него и поставете звезди по проектите, които са вашите основни приоритети за седмицата. Опитайте се да го ограничите до около две до три неща на ден. Целта е да дадете на най-важните си задачи основните слотове във вашия график за блокиране на времето. Също така трябва да планирате да отделяте време всеки ден за отговор на имейли, връщане на телефонни обаждания и проверка на социалните медии.
Създайте дневен план
Следващата ви стъпка е да помислите колко време имате на ден и колко време искате да отделите за всяка задача от вашия списък.
Започнете, като създадете времеви блокове за нещата, които правите всеки ден, като сутрешните си съчетания и вечерни ритуали, упражненията, пътуването до работното място и обратно, храненето и приготвянето на храна, помощ при домашна работа и т.н.
Примерен план за някой, който се връща на работа, може да изглежда така:
- 6:00 ч. До 7:30 ч. Сутрешен ритуал / упражнение
- 7:30 ч. До 8:00 ч. Вземете децата на училище
- 8:00 ч. До 8:30 ч. Отговорете на имейли / Проверете социалните медии
- От 8:30 до 10:30 часа Приоритетен проект (вмъкнете един от вашите приоритети)
- От 10:30 до 11 ч. Прекъсване / връщане на телефонни разговори
- От 11 до 12:30 часа Приоритетен проект (вмъкнете един от вашите приоритети)
- 12:30 ч. до 13:00 ч. Обедна почивка
- 13:00. до 13:30 ч. Отговорете на имейли / Проверете социалните медии
- 13:30 ч. до 15:30 ч. Приоритетен проект (вмъкнете един от вашите приоритети)
- 15:30 ч. до 16:30 ч. Децата се връщат от училище / Говорете за деня
- 16:30 ч. до 18:00 ч. Подгответе / Вечеряйте / Почистете
- 18:00 ч. до 19:00 ч. Приоритетен проект (вмъкнете един от вашите приоритети)
- 19:00 ч. до 21:00 ч. Свободно време / Помощ за домашна работа
- 21:00 ч. 21:30 ч. Отговорете на имейли / Проверете социалните медии
- 21:30 ч. до 22 часа. Вечерен ритуал
Разбира се, това е много прост план и не би бил подходящ за всички. Ключът е, че разработвате план за вашия типичен ден с блокове от време, където можете да се съсредоточите върху важните си задачи или проекти.
Ако работите за компания, която има екипни срещи, редовни обучения или седмични конферентни разговори, трябва да отчетете и тези. И не забравяйте да вземете предвид времето за пътуване, ако имате срещи или срещи, които трябва да присъствате през седмицата. Може също да се наложи да разработите различен план за уикенда.
Някои хора ще трябва да разработват нови планове всяка седмица. Други хора имат много структурирана работна среда и могат да използват същия план седмица след седмица. Направете това, което работи за вас. Вие контролирате графика си и можете да го адаптирате и промените, за да отговаря на вашите нужди и приоритети.
Блокирайте целия си ден
В идеалния случай, след като вашият план е завършен, ще можете да блокирате всеки ден от седмицата. Започнете с най-важните си приоритети и отидете от там. Например, ако вашият основен приоритет за седмицата е да напишете обширен отчет за дейността до петък, помислете колко време ще ви отнеме да го съберете.
Следователно, ако смятате, че ще ви отнеме четири часа, за да попълните отчета, можете да планирате два часа в понеделник и два часа във вторник да работите по доклада. След това в сряда планирайте още един час, за да го докажете, да направите промени и да го финализирате. Планирайки зададени периоди от време в началото на седмицата за попълване на отчета, вие не само предотвратявате отлагането, но и отделяте времето, необходимо за фокусиране върху разработването на доклада.
Защитете времето си
След като приключите графика си, защитете времето си възможно най-добре. Разбира се, ще се появят неочаквани неща и ще трябва да бъдете гъвкави. Но устоявайте на желанието да се откажете от приоритетното си време за проект за нещо, което може да изчака.
Комуникирайте с колеги и членове на семейството, когато няма да бъдете на разположение. След това се отнасяйте към тези блокове от време, сякаш се срещате с много важен клиент. Никой не би помислил да ви прекъсва по време на среща. По същия начин целта е да не бъдете прекъсвани по време на вашето защитено приоритетно време на проекта.
Дума от Verywell
Ефективното използване на блокирането на времето може да ви помогне да поемете контрола над деня си, да съсредоточите вниманието си и да предотвратите отлагането. Отначало може да са необходими опити и грешки, за да създадете план, който да работи за вас, но с малко практика и малка доза търпение, вие ще бъдете професионалист за нула време.
Съвети за подпомагане на възрастни с ADD / ADHD Останете фокусирани на работа
